Voor de zoveelste keer komt je werknemer te laat. De maat is vol en je wilt de werknemer een officiële waarschuwing geven. Een officiële waarschuwing is een van de middelen die je als werkgever voor handen hebt om aan je werknemer kenbaar te maken dat bepaald gedrag ongewenst is, in strijd is met de bedrijfsregels en dat er verbetering van de werknemer wordt verwacht.
Wanneer kan ik een officiële waarschuwing geven?
Een officiële waarschuwing kan gegeven worden wanneer je werknemer onacceptabel gedrag vertoont of het gedrag van je werknemer in strijd is met algemene fatsoennormen en/of met de bedrijfsregels.
Een officiële waarschuwing kan gegeven worden voor o.a.:
- Herhaaldelijk te laat komen;
- Ontoelaatbaar gedrag;
- Niet verschijnen op werk;
- Niet nakomen van verplichtingen uit het personeelshandboek.
Hoe geef ik een officiële waarschuwing?
- Schriftelijk – een officiële waarschuwing wordt altijd schriftelijk gegeven.
- Ontvangstbevestiging – Verstuur de officiële waarschuwing bij voorkeur per aangetekende brief of laat je werknemer tekenen voor ontvangst.
- Personeelsdossier – Voeg een kopie van de brief toe aan het personeelsdossier van je werknemer en ook de eventuele reactie van je werknemer op de waarschuwing.
Wat neem ik op in de officiële waarschuwing?
- Beschrijf het voorval. Noteer zoveel mogelijk feiten t.a.v. wat er is voorgevallen en wanneer.
- Geef aan waarom het gedrag ongewenst is en welke bedrijfsregels / fatsoennormen zijn overschreden.
- Vermeld ook eventuele eerdere voorvallen en bijbehorende data.
- Beschrijf wanneer je je werknemer op de hoogte hebt gebracht en wat de consequenties zijn bij herhaling van het gedrag. Neem zoveel mogelijk informatie op, zodat je de volgende keer sterker staat bij herhaling van een vergrijp.
Hoe lang blijft de officiële waarschuwing geldig?
Er bestaan geen concrete regels over hoelang een waarschuwing geldig is. Bij de geldigheid van een waarschuwing wordt gekeken naar:
- Hoe erg het incident was waarvoor je werknemer een waarschuwing heeft gekregen;
- Hoe lang het geleden is dat je werknemer de officiële waarschuwing heeft gekregen;
- Hoe veel officiële waarschuwingen je werknemer al in zijn personeelsdossier heeft.
Tip! Omdat er geen expliciete regels zijn over de geldigheid van een waarschuwing, adviseren wij je om in de waarschuwing op te nemen tot wanneer deze van kracht is. Redelijkerwijs is het zo dat wanneer je werknemer langere tijd geen regels overschrijdt, de gegeven officiële waarschuwing aan kracht verliest.
Bedrijfsregels
Tip! Neem in het personeelshandboek van jouw organisatie duidelijk op wat de gewenste omgangsvormen zijn, wat de beleidsregels zijn en wat het sanctiebeleid inhoudt. Dit geeft jouw werknemers duidelijkheid in wat er van hen wordt verwacht en waar ze aan toe zijn.
Een uniform beleid zorgt er daarnaast voor dat er binnen je organisatie geen willekeur voorkomt. Dit voorkomt het gevoel van onrechtvaardigheid.
Hoe duidelijker en uitgebreider de bedrijfsregels zijn, hoe eenvoudiger het is om over te gaan tot een officiële waarschuwing. Het is immers bekend wat wel en niet toegestaan is.
Vervolgstappen
Slechts het geven van een officiële waarschuwing is niet voldoende om over te gaan tot vervolgstappen, zoals een schorsing of ontslag. Je dient een compleet dossier te hebben opgebouwd waaruit blijkt:
- dat je werknemer herhaaldelijk de fout in is gegaan;
- dat je je werknemer hierop hebt gewezen;
- dat jij als werkgever de werknemer voldoende de mogelijkheid hebt gegeven om te verbeteren.
Bovenstaande punten dienen schriftelijk vastgelegd te zijn en met regelmaat te zijn geëvalueerd. De officiële waarschuwing(en) maken een belangrijk onderdeel uit van het dossieropbouw.
Samenvattend de kenmerken van een officiële waarschuwing
- Duidelijk signaal dat bepaald gedrag niet getolereerd wordt;
- Beschrijf duidelijk wanneer het voorval heeft plaatsgevonden;
- Beschrijf volledig wat er gebeurd is, welke regels zijn overtreden;
- Verbind consequenties aan het opnieuw begaan;
- Geef aan tot wanneer de waarschuwing geldig is;
- Schriftelijk en aangetekend per post versturen;
- Opslaan in het personeelsdossier t.b.v. dossieropbouw;
- Reactie van de werknemer ook opslaan in het personeelsdossier.
HMP | Realising Change… Bewezen expertise voor het daadwerkelijk oplossen van vraagstukken op het gebied van:
