Een goed ziekmeldingsproces is essentieel voor zowel werknemers als werkgevers. Het zorgt voor duidelijke communicatie, voorkomt misverstanden en waarborgt de continuïteit van het werkproces. Bovendien helpt een gestructureerd proces bij het tijdig identificeren van terugkerende ziektemeldingen, waardoor preventieve maatregelen kunnen worden genomen om langdurig verzuim te voorkomen.
Hoe meld je je ziek als medewerker?
Het is van groot belang dat medewerkers zich op de juiste manier ziekmelden. De meest aanbevolen methode hiervoor is telefonisch. Een telefoongesprek zorgt voor direct contact tussen de werknemer en de leidinggevende, wat bijdraagt aan een persoonlijkere benadering en vermindering van eventuele misverstanden. Ook kan er tijdens het telefoongesprek direct overleg plaatsvinden over de verwachte duur van de afwezigheid en de mogelijke overdracht van taken.
Hoe maak je de meldingsprocedure bij werknemers bekend?
Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de ziekmeldingsprocedure, is het belangrijk om deze duidelijk te communiceren. Dit kan op verschillende manieren:
- In het personeelshandboek: Zorg ervoor dat de procedure gedetailleerd beschreven staat in het personeelshandboek dat elke werknemer ontvangt bij indiensttreding;
- Via e-mail: Stuur een periodieke herinnering via e-mail waarin de stappen van de ziekmeldingsprocedure kort worden toegelicht;
- Tijdens teamvergaderingen: Bespreek de procedure tijdens teamvergaderingen, zodat er ruimte is voor vragen en verduidelijking;
- Intranet of interne communicatieplatforms: Plaats de procedure op een gemakkelijk vindbare plek op het intranet of een intern digitaal communicatieplatform.
Welke vragen mag de werkgever stellen?
Wanneer een werknemer zich ziekmeldt, mag de werkgever bepaalde vragen stellen om een goed beeld te krijgen van de situatie. Dit omvat vragen over:
- De verwachte duur van het verzuim;
- Of de ziekte werk gerelateerd is;
- Of er aanpassingen nodig zijn om het werk eventueel (deels) te kunnen voortzetten.
Er zijn echter ook grenzen aan wat een werkgever mag vragen. Vragen over de aard van de ziekte of de specifieke medische diagnose mogen niet worden gesteld. Dit soort vragen valt onder medische privacy en mag alleen door een bedrijfsarts worden behandeld.
Stappen na de ziekmelding
Na een ziekmelding volgen er enkele belangrijke stappen:
- Bevestiging van de ziekmelding: De leidinggevende bevestigt de ontvangst van de ziekmelding en bespreekt eventuele vervolgstappen.
- Documentatie: De ziekmelding wordt vastgelegd in het systeem, zodat er een duidelijk overzicht is van de verzuimdata.
- Contactmomenten: Afhankelijk van de duur van het verzuim, worden er periodieke contactmomenten ingepland tussen de werknemer en leidinggevende om de voortgang te bespreken.
- Terugkeerafspraken: Bij herstel wordt er een plan gemaakt voor een geleidelijke terugkeer naar het werk, indien nodig met aangepaste taken of werktijden.
De rol van de bedrijfsarts en gedeelde informatie
De bedrijfsarts speelt een belangrijke rol bij het beoordelen van de belastbaarheid van een zieke werknemer. De werkgever deelt met de bedrijfsarts alleen die informatie die nodig is om een goede inschatting te kunnen maken van de werkhervatting en eventuele aanpassingen. Dit kan bijvoorbeeld gaan over de functietaken of werkdruk. Medische details worden niet gedeeld zonder toestemming van de werknemer.
HMP ondersteunt organisaties bij het opstellen van heldere verzuimprotocollen en biedt advies om ervoor te zorgen dat de procedures zowel wettelijk in orde zijn als effectief bijdragen aan het verlagen van verzuimcijfers.
HMP | Realising Change… Bewezen expertise voor het daadwerkelijk oplossen van vraagstukken op het gebied van:
Reorganiseren – HR Projecten – Arbeidsrecht – Mediation
