U zult het vast herkennen: een werknemer meldt zich ziek. Welke informatie mag u dan aan uw werknemer vragen en wat is verboden?
Autoriteit persoonsgegevens
In 2016 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens beleidsregels gepubliceerd met als titel ‘De zieke werknemer’. De laatste publicatie hiervoor komt uit 2008 en had de titel ‘De zieke werknemer en privacy’. Deze is door publicatie van de nieuwe beleidsregels vervallen. De herziening is gedaan naar aanleiding van nieuwe wetgeving, nieuwe jurisprudentie en recente onderzoeksrapporten van de Autoriteit Persoonsgegevens. De inhoud geeft informatie voor betrokken partijen zoals de zieke werknemer zelf; de werkgever; de arbodienst of bedrijfsarts; het re-integratiebedrijf, het UWV en de verzuimverzekeraar. Mede aan de hand van de beleidsregels en de later door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid gepubliceerde verduidelijking omtrent de beleidsregels, lichten we een aantal zaken uit die specifiek gelden voor u als werkgever:
Sollicitatieprocedure
De eerste keer dat de gezondheid van een (potentiële) werknemer ter sprake kan komen is tijdens de sollicitatieprocedure. U mag hierbij geen vragen stellen over:
- De gezondheid van een sollicitant of diens ziekteverzuim in het verleden. U mag hierover ook geen informatie inwinnen, bijvoorbeeld bij de vorige werkgever.
- U mag een sollicitante ook niet vragen of zij zwanger is (of wil worden). Mocht u hier toch naar vragen, dan mag de sollicitante hierover onjuiste informatie verstrekken.
- De sollicitant hoeft tijdens het sollicitatiegesprek ook geen gegevens over zijn gezondheid te verstrekken die niet rechtstreeks van belang zijn voor de uitoefening van de functie waarnaar hij solliciteert. Een sollicitant is wél verplicht melding te maken van gezondheidsklachten waarvan hij weet of moet begrijpen dat deze hem ongeschikt maken voor de functie.
Doelgroepenregister
Indien u wilt weten of een sollicitant in aanmerking komt voor een afspraakbaan is het niet nodig om dit aan de sollicitant zelf te vragen. U kunt bij het UWV navragen of de sollicitant is opgenomen in het doelgroepenregister. U heeft daarvoor enkel zijn burgerservicenummer nodig.
Aanstellingskeuring
Een aanstellingskeuring is een medische keuring die plaatsvindt vanwege een sollicitatieprocedure of een wijziging van de arbeidsverhouding. Deze keuring is alleen toegestaan wanneer aan de vervulling van de functie, met het oog op de bescherming van de gezondheid en de veiligheid van de werknemer of van derden, bijzondere eisen op het punt van de medische geschiktheid moeten worden gesteld. Maakt een medische keuring deel uit van de sollicitatieprocedure, dan moet u de sollicitant voorafgaand aan de werving hierover informeren, bijvoorbeeld in de advertentietekst.
Ziekmelding
Meldt uw werknemer zich ziek, dan mag u een beperkt aantal vragen stellen aan de zieke werknemer, omdat u wettelijk verplicht bent de voortgang van de ziekte van de werknemer bij te houden. Uit de Wet bescherming persoonsgegevens vloeit voort dat u zich bij de ziekmelding moet beperken tot de gegevens die noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld voor:
- De uitvoering van de arbeidsovereenkomst;
- Om een wettelijke verplichting (zoals gelden bij re-integratie) na te komen;
- Dan wel voor de bedrijfsvoering.
U mag bij de ziekmelding niet vragen naar:
- De aard en/of de oorzaak van de ziekte van de werknemer (denk aan een diagnose of een behandeling bij een arts);
- De beperkingen en functionele mogelijkheden van de werknemer.
Het komt erop neer dat u enkel vragen mag stellen over de volgende zaken:
- Het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
Dit is nodig voor controle. Als de werknemer in een ziekenhuis of een andere specialistische kliniek is opgenomen, mag hij volstaan met de mededeling dat hij door ziekte in een zorginstelling verblijft. Werkgever treedt in dat geval in overleg met de arbodienst over hoe het beste contact te onderhouden met werknemer in het kader van verzuimbegeleiding en re-integratie.
- De vermoedelijke duur van het verzuim;
Als de werknemer hier niets over kan zeggen, mag u deze informatie ook vragen aan de bedrijfsarts.
- De lopende afspraken en werkzaamheden;
Zo kunt u beoordelen of er vervanging geregeld moet worden.
- Of de werknemer onder een vangnetbepaling van de Ziektewet valt;
Valt uw werknemer onder een vangnetbepaling, dan hoeft u wellicht geen loon door te betalen omdat hij onder de Ziektewet valt. U mag niet specifiek vragen onder welke bepaling de werknemer valt. Werknemers die onder de Ziektewet vallen zijn:
-
- Werkneemsters die door zwangerschap arbeidsongeschikt zijn;
- Werknemers die door orgaandonatie arbeidsongeschikt zijn;
- Werknemers met een arbeidsongeschiktheidsverleden die binnen vijf jaar na indiensttreding opnieuw arbeidsongeschikt worden en oudere werknemers die voorafgaand aan de indiensttreding minimaal 52 weken een uitkering op grond van de Werkloosheidswet hebben ontvangen en die binnen vijf jaar na indiensttreding (langdurig) ziek worden (zogenoemde no-riskpolis).LET OP! Het is niet verstandig specifiek te vragen naar deze gevallen, omdat de werknemer hier niets over hoeft te melden
- Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
Is er sprake van een arbeidsongeval dat leidt tot de dood, blijvend letsel of een ziekenhuisopname dan moet u dat direct melden bij de Arbeidsinspectie.
- Of er sprake is van een ongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is;
Is er sprake van een ongeval/incident waarbij een aansprakelijke derde betrokken is, dan kan u het door te betalen salaris van de werknemer verhalen op de aansprakelijke derde.
Als de werknemer het zelf vertelt
U mag, met uitzondering van bovenstaande gegevens, in principe geen andere gegevens over de gezondheid van de werknemer in uw eigen administratie registreren en/of doorgeven aan de bedrijfsarts/arbodienst. Ook niet als deze gegevens vrijwillig door de werknemer zijn verstrekt. U doet er goed aan wanneer u verkregen informatie van de werknemer wilt delen met de arbodienst daar altijd voorafgaand toestemming van de werknemer voor te vragen.
In een enkel geval kan het echter wel noodzakelijk zijn om vrijwillig verstrekte gegevens over de gezondheid in de administratie op te nemen, bijvoorbeeld als een werknemer in ernstige mate last heeft van suikerziekte of epilepsie en dit zelf bij u of via de bedrijfsarts heeft aangegeven. Het kan dan noodzakelijk zijn dat de directe collega’s van de zieke werknemer op de hoogte zijn van de ziekte en wat zij in geval van nood moeten doen.
Terugkeer naar werk en werkafspraken
U kunt met een werknemer het gesprek aangaan over de manier waarop de terugkeer naar werk invulling kan krijgen. Een werknemer kan dan aangeven welke taken, functies of werkzaamheden hij nog wel kan verrichten. Een werknemer dient immers zelf verantwoordelijkheid te dragen voor zijn herstel danwel terugkeer naar werk in het kader van het goed werknemerschap. U mag hier echter geen druk op uitoefenen. Wel is het mogelijk om de bedrijfsarts te vragen naar de mogelijkheden met betrekking tot het verrichten van taken, functies of werkzaamheden.
Het is toegestaan om na dit gesprek vast te leggen welke werkafspraken zijn gemaakt. Het is mogelijk dat de werknemer vrijwillig informatie heeft gedeeld over functionele mogelijkheden en beperkingen of een diagnose dan wel behandeling. Deze informatie mag niet worden geregistreerd. Functionele mogelijkheden en beperkingen die de bedrijfsarts met u heeft gedeeld mag u wel registreren.
Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen en/of opmerkingen of wilt u ondersteuning bij uw verzuimbeheer? Neem gerust contact met ons op, we helpen u graag.
HMP | Realising Change… Bewezen expertise voor het daadwerkelijk oplossen van vraagstukken op het gebied van:
