De zomervakantie is voor velen van ons bijna een feit. We zullen dan massaal onze out-of-office melding inschakelen. Het lijkt zo eenvoudig een goede out-of-office melding, maar in praktijk leiden deze berichten soms tot behoorlijk wat onduidelijkheid.
Hierbij onze tips!
- De out-of-office melding is voor (langere) afwezigheid. Werk je parttime? Zet dan je werkdagen onder in je handtekening.
- Houd het bericht kort en bondig, probeer de ietwat lollige teksten te bewaren voor de groepsapp met je collega’s.
- Het kan handig zijn om aan te geven waarom je er niet bent, bijvoorbeeld vanwege vakantie, zwangerschap, etc. Dit geeft de lezer wat context.
- Wees concreet vanaf wanneer tot wanneer je afwezig bent: ‘over twee weken’ of ‘week 35’ is onvolledig en zorgt voor verwarring. Zeg bijvoorbeeld: “Ik ben van 1 augustus tot en met 31 augustus 2021 afwezig”.
- Wees duidelijk over bij welke collega de lezer terecht kan en zorg ervoor dat deze collega ook bereikbaar is. Benoem het emailadres en telefoonnummer van de vervangende collega.
- Ben je weer aan het werk? Denk er dan aan om ook je out-of-office melding weer uit te schakelen.
Een goede out-of-office melding ziet er wat ons betreft als volgt uit:
——-
Beste lezer,
Bedankt voor je mail.
Van 1 augustus tot en met 31 augustus 2021 ben ik afwezig in verband met vakantie.
De mail wordt niet doorgestuurd. Voor dringende vragen of urgente zaken kun je contact opnemen met mijn collega XX via TEL.NR of via MAIL.
Met vriendelijke groet,
Naam
HMP | Realising Change… Bewezen expertise voor het daadwerkelijk oplossen van vraagstukken op het gebied van:
