Vorige week heeft u kunnen lezen welke gegevens u wel en welke u niet mag vragen aan een werknemer die zich ziekmeldt. Is de werknemer langer ziek en moet in verband met de Wet verbetering Poortwachter re-integratie worden gestart dan is het ook van belang om te weten welke gegevens u mag opvragen bij, of verstrekken aan de arbodienst, het re-integratiebedrijf, het UWV en eventueel aan een verzuimverzekeraar. Daar besteden we in dit artikel aandacht aan.
Arbodienst of bedrijfsarts
Op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en het Arbeidsomstandighedenbesluit (Arbobesluit) bent u verplicht u bij de ziekteverzuimbegeleiding en de re-integratie te laten bijstaan door een geregistreerde bedrijfsarts of een gecertificeerde arbodienst. Bij een gecertificeerde arbodienst moet een bedrijfsarts werkzaam zijn. De bedrijfsarts/arbodienst adviseert u over beperkingen en mogelijkheden van een zieke werknemer en wat deze betekenen voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen. U beoordeelt op basis van het advies van de bedrijfsarts/arbodienst of de zieke werknemer recht heeft op loondoorbetaling. Ook blijft u, samen met de zieke werknemer, verantwoordelijk voor de re-integratie.
De arbodienst verwerkt veel informatie over de gezondheid van zieke werknemers. Het gaat daarbij onder andere om informatie over de aard en de oorzaak van de ziekte, de voortgang van de behandeling en (privé)omstandigheden die van invloed zijn op de re-integratie van de werknemer. De arbodienst dient zich hierbij te beperken tot de gegevens die de werkgever nodig heeft om een beslissing te kunnen nemen over loondoorbetaling en verzuimbegeleiding/re-integratie van zieke werknemers.
Gegevensverstrekking aan de werkgever
De volgende gegevens over de zieke werknemer mag de arbodienst aan u verstrekken:
- De werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
- De verwachte duur van het verzuim;
- De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
- Eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.
Informatie die de arbodienst niet aan u mag doorgeven zijn:
- Diagnoses, naam ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen;
- Eigen subjectieve waarnemingen, zowel over geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand;
- Gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen e.d.;
- Overige situationele problemen,zoals relatieproblemen, problemen uit het verleden, verhuizing, overlijden partner, scheiding e.d.
Bovenstaande gegevens zijn niet noodzakelijk om te bepalen of het loon doorbetaald moet worden en ook niet voor de verzuimbegeleiding/re-integratie. De gegevens vallen daarom onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts. Er is hier wel een uitzondering op. Als de zieke werknemer expliciet toestemming geeft om gegevens door te geven aan de werkgever dan mag de bedrijfsarts dat doen. Dit kan bijvoorbeeld zijn wanneer een werknemer epilepsie heeft en dat hij wil dat de werkgever weet wat hij moet doen bij een aanval.
Re-integratiebedrijf
U kunt de hulp van een re-integratiebedrijf inschakelen bij het re-integreren van een zieke werknemer. U moet dan gegevens verstrekken die noodzakelijk zijn voor het re-integratiebedrijf om de opgedragen werkzaamheden uit te voeren. Dit zijn voornamelijk adresgegevens, het Burgerservicenummer en de functie van de zieke werknemer. Vanwege de informatieplicht uit de Wet bescherming persoonsgegevens moet u uw zieke werknemer laten weten welke informatie u aan het re-integratiebedrijf heeft verstrekt.
In beginsel mogen er geen gegevens over de gezondheid van de werknemer aan het re-integratiebedrijf worden verstrekt. In bepaalde situaties is het echter noodzakelijk dat de arbodienst gezondheidsgegevens aan het re-integratiebedrijf verstrekt. Bijvoorbeeld wanneer het een re-integratiebedrijf is dat zich toespitst op de re-integratie van werknemers met rugklachten. Bij de verstrekking moet de bedrijfsarts een afweging maken of het verstrekken van de gegevens over de gezondheid daadwerkelijk noodzakelijk is voor de re-integratieactiviteiten.
UWV
Ook voor het UWV geldt dat het alleen gegevens van zieke werknemers mag verwerken die noodzakelijk zijn voor de taakuitvoering van het UWV. Het UWV mag informatie aan u verstrekken die u nodig heeft voor de arbeidsongeschiktheidsverzekering en/of de loondoorbetalingsverzekering.
Verzuimverzekeraars
Als werkgever kunt u ervoor kiezen een verzuimverzekering af te sluiten. Hiermee verzekert u zich tegen de loondoorbetalingsverplichting bij ziekte van de werknemer. Voor de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst mag u de volgende gegevens aan de verzekeraar verstrekken:
- NAW-gegevens van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer;
- Loongegevens van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer;
- Datum eerste verzuimdag;
- Datum van (gedeeltelijk) herstel;
- (Vermoedelijke) duur van het verzuim;
- Arbeidsongeschiktheidspercentage of de door u vastgestelde loonwaarde;
- Percentage aantal uren per dag of per week dat de werknemer eigen of passend werk kan verrichten, met vermelding van de aanvangsdatum (opbouwschema);
- Of er al dan niet enige vorm van schadeloosstelling is ontvangen voor de zieke werknemer (vangnetsituatie of regres);
- Of sprake is van loonopschorting of loonstopzetting;
- Of en wanneer een interventie is ingezet;
- Of een plan van aanpak is opgesteld;
- Of de activiteiten uit het plan van aanpak (tijdig) worden uitgevoerd;
- Tijdigheid van de inspanningen voor re-integratie.
De bovengenoemde gegevens worden door de werkgever aan de verzuimverzekeraar verstrekt om de claimbeoordeling mogelijk te maken. Overige gegevens over de gezondheid van de werknemers zijn niet noodzakelijk voor de claimbeoordeling. U mag dus geen andere gegevens over de gezondheid van de werknemer aan de verzuimverzekeraar verstrekken, ook niet als u hiervoor toestemming van de werknemer heeft gevraagd.
Al met al kan er geconcludeerd worden dat de privacy van de zieke werknemer beschermd moet worden. Medische informatie kunt u in de regel niet opvragen en deze informatie mag ook niet doorgegeven worden aan verzuimverzekeraars. U krijgt enkel de informatie die u nodig heeft om te bepalen of u het loon moet doorbetalen en de informatie die noodzakelijk is om de zieke werknemer weer aan het werk te laten gaan.
Heeft u vragen over dit onderwerp of andere HR-gerelateerde vragen? Neem gerust contact op met een van onze partners. We helpen u graag.
HMP | Realising Change… Bewezen expertise voor het daadwerkelijk oplossen van vraagstukken op het gebied van:
