De Vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen (hierna: VPO) is er onder andere voor werknemers die melding willen maken of een klacht hebben over ongewenst gedrag op de werkplek. VPO’s kunnen jou en jouw werknemers helpen bij vraagstukken omtrent ongewenst gedrag. Maar wat doet een VPO nu eigenlijk precies en hoe vertrouwelijk zijn de gesprekken tussen de VPO en de melder? Wij kunnen begrijpen dat er heel wat vragen opborrelen. In deze Q&A geven wij antwoord op een aantal van deze vragen.
Wat is het nut van de VPO?
De VPO heeft feitelijk drie kernfuncties:
- De supportfunctie: De opvang en begeleiding van werknemers/melders die in aanraking komen met ongewenst gedrag.
- De voorlichtingsfunctie: Het voorlichten en informeren van werknemers, onder andere over wat de VPO doet.
- De signaalfunctie: Het geven van gevraagd en ongevraagd advies aan het management of de directie.
VPO’s zijn er dus voor zowel de werkgever als de werknemer! Wil je meer inhoudelijke informatie over de drie kernfuncties? Lees dan vooral ons eerdere artikel.
Wanneer kan iemand contact opnemen met de VPO?
Werknemers kunnen op het werk worden geconfronteerd met ongewenste gedragingen. Wanneer zij last hebben van ongewenste gedragingen op het werk kunnen zij het gesprek aan gaan met een VPO. Met ongewenst gedrag wordt bedoeld:
- Pesten
- Discriminatie
- Agressie
- Geweld
- (Seksuele) intimidatie
- Andere vormen van onjuiste bejegening.
Bovengenoemde factoren kunnen stress op het werk veroorzaken. We spreken dan over psychosociale arbeidsbelasting (PSA).
Ben ik verplicht een VPO in te stellen?
Vanuit de Arbowet ben je als werkgever verplicht om PSA te voorkomen, of in ieder geval zo veel als mogelijk te beperken. De gevolgen van PSA kunnen ernstig zijn. Je kan hierbij denken aan: angst, concentratieproblemen, verminderde motivatie en soms zelfs op de lange termijn depressies.
Het is dus noodzakelijk om als onderneming beleid te voeren op het beperken en al dan niet voorkomen van PSA. PSA is een onderdeel van de wettelijk verplichte RI&E en het daarbij behorende Plan van aanpak. Het aanstellen van een VPO is nu nog geen wettelijk geregelde verplichting, al is de verwachting dat hier verandering in gaat komen (lees hier meer over). De VPO is onmisbaar geworden in het bestrijden van PSA en in het kader van het goed werkgeverschap. De Inspectie SZW beschrijft het als een onmisbaar element in het wettelijk verplichte arbobeleid.
Waar moet ik aan denken bij de keuze voor een interne of externe VPO?
Een VPO moet autonoom, vertrouwelijk en zorgvuldig kunnen werken. Daarom is het belangrijk om een afweging te maken of je een interne of een externe VPO wil inzetten. Ook kan je ervoor kiezen om beiden in te zetten. Meer weten? Lees hier verder.
Hoe vertrouwelijk is het gesprek met de VPO?
Het uitgangspunt is altijd dat de VPO vertrouwelijk omgaat met alle informatie die hij/zij tot zijn/haar beschikking krijgt. Dit begint al bij de identiteit van de melder en omvat ook de inhoudelijke informatie die op tafel wordt gelegd. Dit verlaagt de drempel om contact op te nemen met een VPO.
Wel zijn er grenzen aan de vertrouwelijkheid. Zo kan bijvoorbeeld de doormeld- en/of aangifteplicht van bepaalde misdrijven in de weg staan van het handhaven van vertrouwelijkheid. Het is bijvoorbeeld volgens artikel 160 Wetboek van Strafvordering verplicht om aangifte te doen van een zeer ernstig misdrijf waarbij de veiligheid van de staat of de algemene veiligheid van personen of goederen in het geding is. Daarbij heeft een VPO bijvoorbeeld ook geen wettelijk verschoningsrecht, waardoor het ook voor een VPO – net als voor ieder ander – in sommige juridische procedures verplicht is om antwoord te geven op de vragen van een rechter.
Dit alles neemt natuurlijk niet weg dat de VPO ook in die gevallen zorgvuldig om zal gaan met de informatie die wordt verkregen en ook in dergelijke gevallen zal de vertrouwelijkheid zo veel als mogelijk worden gehonoreerd.
Wat doet de VPO niet?
Er zijn ook onderwerpen waar de VPO niet mee aan de slag gaat. Je kan hierbij denken aan werkgerelateerde zaken, waarbij het echt gaat over de inhoud van de functie of de uitvoering van werkzaamheden. Daarnaast behoren enkele taken niet tot de werkzaamheden van de VPO. Hierbij kan gedacht worden aan:
- Bemiddelen (conflict)
De VPO is geen mediator en zal dus niet bemiddelen bij een conflict. Hiervoor zijn er andere specialisten zoals mediators. De VPO kan een melder natuurlijk wel hiernaar doorverwijzen.
- Adviseren van de melder
De VPO ondersteunt de melder bij het zoeken naar de juiste oplossing, maar zal geen advies geven over hoe de melder moet handelen. Die keuze ligt vanzelfsprekend bij de melder zelf.
- Ambassadeurschap
De VPO ondersteunt de melder bij het vinden van de juiste oplossing. Het is niet zo dat de VPO het gesprek voor de melder aan gaat met de persoon over wie een melding wordt gedaan. De VPO zal dus geen ambassadeur worden, het is immers niet de VPO die het probleem ervaart. Wel kan de VPO indien gewenst bij een dergelijk gesprek aanwezig zijn en de melder ondersteunen.
- HMP: Integriteitskwesties
Naast de VPO zijn er ook Vertrouwenspersonen Integriteit (VPI’s). VPI’s richten zich op (zakelijke) integriteitsschendingen en (maatschappelijke) misstanden. Hierbij kan gedacht worden aan fraude of diefstal van bedrijfsmiddelen. Dit betreft dus echt wel een andere tak van sport. HMP heeft ervoor gekozen zich te specialiseren in problematiek rondom ongewenste omgangsvormen en integriteitsproblematiek over te laten aan de specialisten op dat gebied (VPI’s).
- HMP: Sectoren Onderwijs en Zorg
Voor deze sectoren laat HMP het invullen van de functie van de VPO over aan mensen die zich volledig hebben toegelegd op en gespecialiseerd zijn in de problematiek rondom ongewenst gedrag binnen de zorg of het onderwijs.
Verder zijn er enkele zaken waarbij de melder beter geholpen kan worden door iemand anders, of waarbij ondersteuning van een andere professional tevens gewenst is. Zo zal de VPO de melder mogelijk doorverwijzen naar bijvoorbeeld een juridisch adviseur, bedrijfsarts of een (arbeids)psycholoog.
Wat doet de VPO met de meldingen?
Een VPO maakt altijd na een melding een rapportage. Deze zal geheel conform de gemaakte afspraken rondom vertrouwelijkheid – afspraken met melder en/of management/directie – worden opgemaakt. Dit is bijvoorbeeld belangrijk om bij een eventueel later gesprek met de melder terug te kunnen halen waar eerder over is gesproken. Daarnaast is dit belangrijk voor het jaarlijks op te stellen jaarverslag. Daarbij zal natuurlijk altijd rekening worden gehouden met de meest recente wetgeving op het gebied van gegevensbescherming (AVG).
Waarom kiezen voor HMP?
De VPO’s van HMP zijn gecertificeerd bij de Landelijke vereniging voor vertrouwenspersonen (LVV). Zij hebben hiervoor een opleiding gevolgd en hebben een officieel erkend certificaat behaald. Daarnaast zijn onze VPO’s juridisch onderlegd met als focus het arbeidsrecht en zijn zij – mede hierdoor – in staat om te ondersteunen bij het maken van en sparren over beleid.
Verder heeft HMP meerdere VPO’s in dienst. Dit is belangrijk, zodat de VPO’s altijd – binnen de grenzen van de vertrouwelijkheid – een collega hebben om mee te sparren over een casus. Daarnaast biedt dit de mogelijkheid voor melders om te kiezen tussen een mannelijke of vrouwelijke VPO.
Zou je graag eens vrijblijvend willen sparren met onze VPO’s om te kijken wat ze voor jou kunnen betekenen? Neem dan vooral contact op met Lois Belo via:📞 06 – 82 53 06 06 / 📧 l.belo@hmp.nl
Disclaimer
De informatie in dit artikel is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid opgebouwd. Deze informatie is echter enkel bestemd voor algemene informatieve doeleinden en kan dus ook niet gezien worden als juridisch advies voor een specifieke situatie. Het is vanwege de gecompliceerde en veranderlijke aard van de wet- en regelgeving niet met zekerheid te zeggen dat de informatie toepasbaar is in jouw specifieke situatie. Wij raden dan ook aan om contact op te nemen met één van onze adviseurs voordat je handelt of een beslissing neemt. HMP sluit elke aansprakelijkheid voor de gevolgen van het gebruik van de informatie uit dit artikel uit en kan dus niet aansprakelijk worden gesteld hiervoor.
HMP | Realising Change… Bewezen expertise voor het daadwerkelijk oplossen van vraagstukken op het gebied van:
