Als je op internet zoekt naar ‘cultuurverandering’ lees je vooral dat dit zo ontzettend lastig is. Maar dat het veranderen van de bedrijfscultuur geweldige effecten heeft op de werksfeer, op de persoonlijke effectiviteit van mensen en het resultaat van de gehele onderneming een ‘boost’ geeft, kom je eigenlijk vrijwel nergens tegen. Daarnaast is het ook nog ontzettend leuk om dit als team op te pakken. Tijd om ons gezichtspunt toe te lichten!
Om je een idee te geven waar je bij ‘bedrijfscultuur’ aan kunt denken:
- Een groep werknemers gedraagt zich alwetend en dominant, maar presteert wel een stuk beter dan de rest van de werknemers; is dit gewenst? En wat kan je doen om dit te veranderen?
- Er heerst een ‘eilandencultuur’; tussen afdelingen wordt niet of competitief samengewerkt waardoor men steken laat vallen; wat kan je doen om dit te doorbreken?
- Tijdens de vergadering houdt iedereen angstvallig zijn mond, maar in de wandelgangen wordt negatief met elkaar gesproken omdat de werknemers het oneens zijn met de beslissingen die jij als werkgever hebt genomen; hoe krijg je de mensen (weer) zover dat ze inhoudelijk gaan meepraten?
- Veel werknemers melden zich vaak kortstondig ziek, collega’s mopperen omdat ze een veel te hoge werkdruk ervaren; hoe doorbreek je deze negatieve cirkel?
Herkenning?
Elk bedrijf kenmerkt zich door een ‘cultuur’. Wanneer je vraagt om een beschrijving van die cultuur komen er vaak termen als: open, informeel, klantgericht, e.d. Toch wil dit nog lang niet zeggen dat die bedrijfscultuur door een buitenstaander ook als ‘open, informeel en klantgericht’ wordt ervaren. Sterker nog, vaak zijn zelfs de werknemers hier al veel sceptischer over.
Wanneer er binnen een onderneming patronen zijn ontstaan die de effectiviteit ondermijnen, is het zinvol zijn om te kijken naar de bedrijfscultuur.. Hoe effectief is die cultuur? Wat gebeurt er onder de oppervlakte? HMP houdt zich bezig met het doorbreken van ongewenste patronen en het realiseren van een plan om te komen tot de gewenste cultuur. Hierbij is effectiviteit van werknemers én de organisatie als geheel het uitgangspunt.
Enkele praktische tips om de bedrijfscultuur tegen het licht te houden:
- Ontdek op de werkvloer wat de werkelijke bedrijfscultuur is. Praat met de mensen; luister wat er gezegd wordt bij het koffiezetapparaat of in de kantine. Is dat voor jou als werkgever lastig om hier de vinger achter te krijgen, dan schakel je daarvoor een derde (bijvoorbeeld HMP) in. Vaak is er immers een groot verschil tussen wat er formeel in vergaderingen wordt gezegd en informeel tussen werknemers onderling. Bepaal aan de hand hiervan wat het probleem is.
- Leg het probleem binnen de organisatie goed uit en maak het concreet. Mensen moeten eerst begrijpen wat het probleem en wat daarvan de oorzaak is, voordat naar oplossingen gezocht kan worden. Koppel het (on)gewenste gedrag ook aan concrete resultaten voor het bedrijf of bedrijfsonderdeel.
- Kom tot een veranderstrategie. Wat is de gewenste cultuur? Wat willen jullie binnen welke termijn bereiken? Maakt dit zo SMART mogelijk.
- Wat is er nodig om de gewenste cultuur te bereiken? Welke interventies hebben we nodig om dit gedrag te realiseren? Soms kan met een hele kleine interventie een negatief patroon worden doorbroken, bijvoorbeeld door eens heel anders op iets te reageren dan iedereen normaal gesproken van je gewend is. Maar soms is er meer nodig. In dat geval kan je de cultuurverandering in drie fasen opdelen. Elke fase kent eigen markeerpunten. Hierbij kan je denken aan activiteiten, symbolen, het vieren van successen, ingeplande meetings, e.d.
- Geef ook aan van wie wat verwacht wordt. Management, medewerkers en adviseurs hebben verschillende rollen in het verandertraject.
Doorgaans zijn werkgevers bij het veranderen van de bedrijfscultuur gericht op slechts twee fasen, namelijk: de oude situatie én de nieuwe situatie. En bij voorkeur kondigen ze op één dag het einde van de oude situatie en het begin van de nieuwe situatie aan. Dat is de reden dat cultuurveranderingstrajecten vaak uitlopen in mislukkingen. HMP plaatst er een noodzakelijke derde fase tussen; de transitiefase. Om succesvol nieuw gedrag aan te leren, is het markeren van het einde van de oude situatie, het geruststellen gedurende een overgangsperiode (transitiefase) en het helpen om een frisse start in de nieuwe situatie te maken van doorslaggevend belang.
De oude situatie
Deze fase wordt getypeerd door het ‘loslaten’ van de oude manier van werken. Om dit te kunnen doen, moet er eerst duidelijk zijn wát er losgelaten moet worden. Dit kan iemand pas doen als hij ziet en begrijpt waarom het écht nodig is om het gedrag te veranderen. Wat zijn de ongewenste patronen binnen de organisatie? Wat zijn de nadelige effecten van deze cultuur? Wat is de consequentie van dit gedrag voor het resultaat van het bedrijf?
De transitiefase
De tweede fase is de meest spannende, namelijk een soort ‘niemandsland’. Van de oude manier van werken is zojuist afscheid genomen en het einde van die fase is (symbolisch) gemarkeerd, maar de nieuwe manier van werken is nog niet geleerd. Mensen weten eigenlijk nog niet goed wat er van ze verwacht wordt,. In deze fase dient er geëxperimenteerd te worden met het eigen gedrag. Dit is lastig, want het gaat langzamer dan in de vorige fase en vaak ontstaan er ook fouten. Belangrijk is het om in deze ‘tussenfase’ ruimte te geven om te leren en consequent feedback te geven. Met elkaar wordt het nieuwe gedrag aangeleerd en uiteindelijk routine. Het is dé fase waarin ruimte is voor creativiteit; een fase om nieuw gedrag uit te proberen, om innovatie de vrije loop te laten. De zogenaamde heisessies, trainingen, e.d., kunnen nieuwe ideeën en creativiteit versterken. In deze fase is het belangrijk dat je ‘het-niet-weten’ laat voortbestaan en niet te snel beëindigt. Tegelijkertijd is het ook belangrijk dat werknemers weten dat deze fase er gewoon bij hoort. Sterker nog, dat het een doel dient! De rol van het management en adviseur is in deze fase cruciaal om te voorkomen dat medewerkers weer ‘terugveren’ naar de oude situatie.
De nieuwe situatie
Gedurende de oude situatie en de transitiefase wordt onderzocht en vorm en inhoud gegeven hoe de nieuwe cultuur er uit moet komen te zien. Wat is het gewenste gedrag van medewerkers? Hoe kunnen medewerkers bijdragen aan het vergroten van de effectiviteit van de onderneming? Het goede voorbeeld wordt door een aantal key-functionarissen van de organisatie gegeven. Tussentijds behaalde successen worden gevierd. Maar ook het werken met belonen van het gewenste gedrag helpt (onevenredig!) goed. Zo wordt het nieuwe gedrag onderdeel van de organisatie. De kunst is om de cultuur bij iedereen scherp op het netvlies en levend te houden.
HMP realiseert succesvol cultuurveranderingstrajecten. Graag laten wij zien dat het doorbreken van patronen, tot stand brengen van een nieuwe visie op cultuur en het bouwen aan de gewenste cultuur een positieve bijdrage levert aan de organisatie. Met bevlogenheid, humor, teammeetings en hard werken, kijken wij samen met de organisatie wat er nodig is. En anders dan andere bureaus durven wij garanties op resultaat te geven. Als voorbeeld:
- Wanneer ziekmeldingen één van de uitingen zijn van ongewenste cultuur, garanderen wij dat het percentage zieken daalt;
- Als er tussen afdelingen niet goed wordt samengewerkt, garanderen wij dat we de samenwerking vlot kunnen trekken en dit de effectiviteit van de organisatie ten goede komt;
- Wanneer werknemers ontevreden zijn over de werksfeer, garanderen wij dat de tevredenheid toeneemt.
- Uiteindelijk zal dit leiden tot een verbetering van het bedrijfsresultaat!
Samen bekijken we wat haalbaar is en daarna geven we ‘zwart op wit’, wat wij voor de organisatie zullen realiseren. Durf jij deze uitdaging aan? Wij wel!
HMP | Realising Change… Bewezen expertise voor het daadwerkelijk oplossen van vraagstukken op het gebied van:
Reorganiseren – HR Projecten – Arbeidsrecht – Mediation
